W świetle aktualnie obowiązujących przepisów wynikających z RODO, zapewnienie bezpieczeństwa informacji staje się jednym z głównych obowiązków działających na rynku firm. W celu sprawdzenia, czy przedsiębiorstwo odpowiednio zabezpiecza dane, warto wykonać odpowiedni audyt.

Bezpieczeństwo informacji w firmie

Działające na rynku przedsiębiorstwa gromadzą ogromne ilości różnego rodzaju informacji. Dane te dotyczą m.in. wykorzystywanych technologii, działań marketingowych czy umów handlowych. Są one niezwykle istotne z rynkowego punktu widzenia, a ich ujawnienie mogłoby mieć negatywny wpływ na pozycję rynkową  firmy. Informacje te obejmowane są zatem klauzulą tajemnicy przedsiębiorstwa, w wyniku czego dostęp do nich posiada tylko ściśle określona liczba osób.

Zapewnienie bezpieczeństwa informacji w firmie dotyczy także danych osobowych. Informacje o osobach fizycznych, a więc przede wszystkim o potencjalnych klientach to mocno pożądany towar dla współczesnego rynku dóbr i usług. Odgrywają one bowiem coraz większą rolę w procesie generowania zysków.  Z tego względu instytucje, organizacje i przedsiębiorstwa sięgają po szczegółowe informacje dotyczące wszelkich sfer życia konsumentów. Uzyskują one dostęp nie tylko do numerów PESEL czy adresów zamieszkania, ale nawet do informacji na temat stanu zdrowia czy preferencji żywieniowych. Bezpieczeństwo informacji w tym zakresie ma gwarantować przestrzeganie Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), które mocno zaostrza dotychczas obowiązujące w tym zakresie przepisy.

Przeczytaj również

Podstawowym wymogiem rozporządzenia jest zgodność przetwarzania informacji z aktualnie obowiązującymi przepisami. Konieczne staje się tutaj zatem dokładne sprawdzenie każdego procesu wykorzystującego dane osób fizycznych oraz ustalenie celu ich przetwarzania. Pozyskiwanie danych osobowych możliwe jest tylko i wyłącznie w ściśle określonych i odpowiednio uzasadnionych celach. Ważne, by informacje nie były przetwarzane niezgodnie z wcześniej założonymi celami i w zbyt szerokim zakresie. Rozporządzenie wymaga także odpowiedniej weryfikacji oraz określenia maksymalnego czasu przechowywania informacji. Nie mogą one być bowiem w posiadaniu przedsiębiorstwa dłużej, niż staje się to konieczne dla zrealizowania określonego celu. Skutkiem niewłaściwych praktyk odnośnie bezpieczeństwa informacji może być nałożenie wysokich kar pieniężnych.

Sprawdź czy Twoja firma zapewnia bezpieczeństwo informacji – wykonaj audyt RODO

Głównym celem audytu RODO jest sprawdzenie aktualnego stanu bezpieczeństwa informacji. Ponadto audyt pozwala na ustalenie tego, w jakim stopniu przedsiębiorstwo wdrożyło zmiany wprowadzone przepisami RODO. Jeśli ochrona danych osobowych, a w szerszym ujęciu ochrona informacji w przedsiębiorstwie, nie była priorytetem lub jeśli nie podjęło ono żadnych działań w kierunku stworzenia odpowiednich standardów w zakresie bezpieczeństwa informacji, warto wykonać audyt. Wówczas pierwszym etapem kontroli jest tak zwany audyt zerowy.

Pozwala on na ustalenie realnych potrzeb firmy w zakresie zapewnienia optymalnego bezpieczeństwa pozyskiwanych informacji. Budowa systemu bezpieczeństwa informacji wymaga odpowiedniej analizy.  To właśnie w oparciu o wynikające z niej wnioski możliwe staje się stworzenie zasad i procedur bezpieczeństwa wraz z planem ich wdrożenia oraz egzekwowania w danym przedsiębiorstwie. Audyt zerowy umożliwia dokładne określenie sytuacji wyjściowej co do przetwarzania oraz zabezpieczania informacji, a więc swego rodzaju podstawy do wdrożenia kolejnych procesów.

W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo posiada wdrożone wcześniej  przez administratora danych osobowych rozwiązania co do bezpieczeństwa informacji, audyt pozwala na weryfikację poprawności ich działania. Co więcej, kontrola umożliwia także sprawdzenie, czy wypracowane rozwiązania w ogóle funkcjonują w danym przedsiębiorstwie. Oprócz tego audyt pozwala na określenie obszarów, wymagających usprawnienia poprzez wprowadzenie zmian bądź ich uaktualnienie względem obowiązujących wymogów. Odnosi się to przede wszystkim do procesów, których efektywność można ocenić dopiero po dłuższym czasie ich funkcjonowania.

Źródło: iSecure – inspektor ochrony danych osobowych