Każdy przedsiębiorca zakładający firmę musi zdecydować, czy rozwijać własny dział księgowości, czy też postawić na nawiązanie ścisłej współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym. W większości przypadków lepsze jest to drugie rozwiązanie – pozwala bowiem zaoszczędzić sporo pieniędzy i jednocześnie zapewnia prawidłowość wykonywanych rozliczeń. Wybierając konkretne biuro, trzeba oczywiście zainteresować się kilkoma kwestiami.

Doświadczenie jako wyznacznik profesjonalizmu

Biuro rachunkowe powinno przede wszystkim funkcjonować na rynku od co najmniej dwóch lat, gdyż wskazuje to bezpośrednio na duże zaufanie ze strony klientów. Podmioty nie wywiązujące się należycie ze swoich zobowiązań lub popełniające poważne błędy w prowadzeniu dokumentacji upadają zazwyczaj w ciągu roku od momentu powstania. Przy okazji warto zweryfikować, czy potencjalne biuro posiada formalny certyfikat – specjalne świadectwo kwalifikacyjne. Dokument ten nie jest co prawda obligatoryjny (wymagany przepisami prawa), ale potwierdza wysokie kompetencje i wiedzę niezbędną do rzetelnej obsługi księgowej oraz kadrowo-płacowej. Wyjątkowo istotny aspekt to również wykształcenie zatrudnionych pracowników. Najlepiej, jeśli ukończyli oni studia wyższe na kierunku ekonomia bądź zarządzanie, a dodatkowo dysponują licencją Ministra Finansów i regularnie biorą udział w szkoleniach zawodowych.

Szeroki zakres usług i dbałość o bezpieczeństwo 

Przy wyborze biura rachunkowego nie można z pewnością zapomnieć o zapoznaniu się z listą świadczonych przez nie usług. Do najbardziej pożądanych zaliczamy prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów (dla celów podatkowych), sprawowanie pieczy nad rozliczeniami z Urzędem Skarbowym, sporządzanie okresowych deklaracji, reprezentowanie interesów klienta przed instytucjami państwowymi, obsługiwanie akt pracowniczych, wypłacanie pensji, regulowanie spraw socjalnych, a także fachowe doradztwo w zakresie odzyskiwania VAT-u. Pozostałe przydatne czynności to m.in.:

Przeczytaj również
  • opracowywanie regulaminów
  • organizowanie szkoleń BHP
  • pozyskiwanie środków finansowych z różnych programów
  • negocjowanie warunków umów z kontrahentami i bankami

Przedsiębiorca powinien ponadto koniecznie sprawdzić, czy dane biuro posiada wewnętrzną politykę bezpieczeństwa, wystarczająco dobrze chroni swoje serwery przed atakami hackerskimi i działa zgodnie z wymogami RODO (unijnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych).

Ubezpieczenie OC odgrywa niezwykle ważną rolę 

Niezależnie od renomy biura rachunkowego, zawsze istnieje ryzyko pomyłek mogących skutkować konsekwencjami finansowymi lub karnymi. Dlatego też omawiany podmiot musi dysponować dobrą polisą odpowiedzialności cywilnej, skutecznie pokrywającą wszelkie ewentualne szkody. Stanowi ona swoiste wsparcie psychiczne zarówno dla księgowych realizujących swoje codzienne obowiązki, jak i właściciela współpracującej z nimi firmy. Jeszcze inne istotne kwestie to choćby wysokość miesięcznych opłat (uśrednione, nie odstające od cen rynkowych) oraz rodzaj obiegu dokumentów (zróżnicowany – papierowy i elektroniczny). Zastosowanie się do powyższych wskazówek gwarantuje wybór rzetelnego biura, które spełni nasze oczekiwania.