Każdy, kto podejmuje strategiczne decyzje w firmie, wie, jak istotne są rzetelne informacje o kondycji przedsiębiorstwa. Są one szczególnie ważne dla zarządu, który odpowiada za stan firmy i jej rozwój. Dlatego niezwykle ważne jest wdrożenie procedur pozwalających na sprawne pozyskiwanie i przetwarzanie wszelkich danych o finansach i zasobach organizacji. Dziś w prowadzeniu sprawozdawczości wykorzystuje się nowoczesne programy komputerowe.

Sprawozdawczość w firmie

Zaawansowany system raportowania znacznie ułatwia pozyskiwanie informacji z różnych działów przedsiębiorstwa. Współcześnie standardem jest, że platformy takie umożliwiają komunikację on-line pomiędzy pracownikami, co sprzyja gromadzeniu danych. Poszczególni pracownicy są na bieżąco informowani, jakie dane powinni zgromadzić, komu i w jaki sposób należy je przekazać.

Rodzaj informacji, które zbierane są w raportach zależy od rodzaju działalności firmy. Na przykład zarząd firmy produkcyjno-handlowej będzie zainteresowany kosztami i wartością wyprodukowanych towarów, obrotem, wynikami sprzedaży, poziomami zwrotów, zmianami cen i warunków handlowych. Dokładne zapotrzebowanie na dane związane jest również z konkretnym działem firmy. Dyrektor sprzedaży potrzebuje szczegółowego raportu na temat rentowności, realizacji budżetu sprzedażowego, wyników sprzedaży poszczególnych regionów i handlowców. dyrektor produkcyjny informacji o zmianach cen materiałów, wydajności i kosztach produkcji, a dyrektor działu HR danych nt. wynagrodzeń. Wszystkie te raporty pokazują, jak radzi sobie firma i jej działy, informują, czy obecne decyzje i sposób zarządzania sprawdzają się i przynoszą zysk. Pokazują też obszary, które wymagają zmian. Bez rzetelnie przygotowanych raportów żaden zarząd nie mógłby ocenić skuteczności swoich działań i ich wpływu na stan firmy.

Przeczytaj również

Nowoczesne systemy raportowania finansowego i zarządczego

Sam raport finansowy to formalne sprawozdanie przedstawiające stan finansów firmy oraz poziom realizacji konkretnych celów. Aby był użyteczny, musi zostać odpowiednio opracowany.

Żeby zapewnić dostęp do wiarygodnych, pełnych i odpowiednio opracowanych danych, wiele firm wybiera sprawdzone, profesjonalne rozwiązania. Są to systemy zapewniające pełną automatyzację procesów raportowania finansowego i zarządczego. Dzięki połączeniu z istniejącymi w firmie systemami, stanowią one centralne źródło informacji o kondycji przedsiębiorstwa. Raporty generowane przez takie systemy najczęściej powstają w sposób automatyczny. Ważnym aspektem jest też wizualizacja danych – czytelne wykresy i tabele, które pomagają szybciej analizować przedstawione dane oraz tworzyć przejrzyste prezentacje dla zarządu. Umożliwiają również dopasowanie całego systemu raportowania do specyfiki konkretnej firmy.

Jednym z takich programów jest FlexiReporting. Program wykorzystuje rozwiązania znane pracownikom z popularnych aplikacji biurowych. Generowane przez system raporty dostępne są on-line – wielu użytkowników może mieć do nich dostęp w tym samym czasie. System raportowania został zautomatyzowany, co oznacza, że generuje standardowe raporty z wielu lokalizacji źródłowych. Po krótkim przeszkoleniu każdy z użytkowników w prosty sposób jest w stanie stworzyć dowolny rodzaj raportu. Możliwe jest ustawienie określonych uprawnień dla każdego z użytkowników, dzięki czemu otrzymują oni spersonalizowane raporty, pokazujące dane, które są istotne w ich codziennej pracy.

Poza raportowaniem system oferuje również funkcjonalność budżetowania i prognozowania. Zapewnia to członkom zarządu między innymi bieżący monitoring realizacji założonych planów finansowych.

Analiza aktualnych i odpowiednio opracowanych danych ułatwia każdej firmie podejmowanie decyzji zmierzających do zwiększenia efektywności pracy i zysków organizacji. Pozwala też na bieżąco reagować na pojawiające się trudności. Dlatego tak istotny jest wybór profesjonalnego narzędzia automatyzującego raportowanie i ułatwiającego analizę pozyskanych danych.

Źródło: Flexisolutions.pl – systemy business intelligence