Badania statystyczne dotyczące procesu niszczenia dokumentacji w poszczególnych firmach wykazują, że choć zdecydowana większość respondentów deklaruje, że w ich miejscu pracy dokumenty są niszczone, po sprawdzeniu zawartości koszy na śmieci rzeczywistość okazuje się zupełnie inna. Problem polega na tym, że w każdym przedsiębiorstwie obrót dokumentacją jest tak duży, że często ciężko o rzetelną weryfikację dokumentów tajnych lub poufnych, które powinny zostać bezsprzecznie zniszczone. Często okazuje się, że zarówno przedsiębiorcy, jak i pracownicy, nie są do końca świadomi, dlaczego należy właściwie niszczyć dokumentację firmową oraz nie zdają sobie sprawy z wachlarza zagrożeń i konsekwencji, jakie mogą płynąć z nieprawidłowej utylizacji dokumentacji. Przekonaj się, dlaczego trzeba niszczyć dokumenty!

Wymogi prawne

Wyrzucanie dokumentacji jest niezgodne z prawem i może być rozpatrywane w kategoriach przestępstwa. Dokumenty powinny być niszczone w taki sposób, aby nie było możliwe ponowne odtworzenie ich treści. Szereg ustaw i norm reguluje kwestie związane z przetwarzaniem poszczególnych rodzajów dokumentacji.

Przeczytaj również

Karencja dokumentacji

Po upływie przydatności dokumenty powinny zostać zniszczone. To, przez jaki okres czasu powinny być przechowywane, regulują konkretne ustawy prawa polskiego. Po upływie z góry określonych terminów archiwizowane dokumenty powinny zostać zutylizowane we właściwy sposób. Dodatkowo wszelkie kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji zawierającej dane osobowe od ubiegłego roku reguluje RODO, które jasno mówi, że wszelka dokumentacja tego typu nie powinna być przechowywana dłużej niż jest to konieczne, odsyłając nas z powrotem do przepisów prawa lub przydatności konkretnych dokumentów w procesach związanych z rekrutacją bądź realizacją bieżących interesów firmy.

Kary i grzywny

Za niestosowanie się do wytycznych prawa i postanowień RODO związanych z bezpiecznym niszczeniem dokumentacji firmowej mogą zostać na nas nałożone dotkliwe kary (w tym także pieniężne), z góry określone przepisami.

Bezpieczeństwo informacji

W dzisiejszych czasach informacja jest takim samym dobrem jak towar ze sklepowych półek. Można ją sprzedać i wykorzystać na wiele sposobów. Dla Twojego przedsiębiorstwa bezpieczeństwo informacji ma ogromne znaczenie. Wyrzucane bądź nieprawidłowo niszczone dokumenty mogą posłużyć osobom trzecim do kradzieży tajnych bądź poufnych danych o Twojej firmie, jej pracownikach, kontrahentach lub realizowanych projektach. W konsekwencji może to oznaczać wykorzystanie informacji przez konkurencję, straty materialne, spadek zaufania klientów, a także kradzież tożsamości osób, których dane osobowe zostały ujawnione.

Odzyskanie przestrzeni

Segregatory i kartony dokumentacji poupychane w biurach oraz przepełnione archiwa to codzienność większości polskich firm. Produkowane i przechowywane dokumenty wymagają przestrzeni fizycznej. Zastanów się, jakie koszty generują wynajmowane przez Ciebie lokale i jaki procent z ich powierzchni zajmują niepotrzebne dokumenty. Wnioski są proste – oszczędność miejsca to oszczędność pieniędzy. Jeśli wynajmujesz dodatkową przestrzeń tylko po to, aby składować w niej dokumentację, rezultat będzie widoczny od razu. W siedzibie firmy łatwo możesz odzyskać przestrzeń, którą następnie będziesz mógł zaadaptować według własnego uznania. Niszczenie się opłaca!

Ekologiczna utylizacja

Dokumentacja papierowa bądź ta zapisana na innych nośnikach informacji, która trafia do kosza na śmieci, a nie do zniszczenia, nie zawsze będzie mieć szansę na recykling. Korzystając z usług firm zewnętrznych zajmujących się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji, dajesz drugą szansę materiałom, na których zostały zapisane dokumenty. Papier zostaje przetworzony na makulaturę, z której mogą powstać inne wyroby papiernicze, a ze sprzętów elektronicznych można odzyskać pewne komponenty, które przydadzą się w produkcji kolejnych. Niszcząc dokumentację z głową, przyczyniasz się do ochrony środowiska naturalnego.

Źródło: Essi – niszczenie i utylizacja dokumentów